Drogi czytelniku, jeśli tutaj trafiłeś to serdecznie witam Cię w pierwszym wpisie na moim blogu, który jest początkiem serii wpisów dot. windykacji należności .
Jesteś w sytuacji, w której Twój kontrahent pomimo upływu terminu wskazanego w fakturze nie zapłacił za wykonaną usługę lub towar? Jeśli chcesz dowiedzieć się co zrobić w takiej sytuacji- zapraszam do lektury niniejszego wpisu.
Z przykrością muszę stwierdzić, że w swojej praktyce zawodowej na przełomie ostatnich 2-3 lat obserwuję znaczny wzrost opóźnień w płatnościach faktur po stronie kontrahentów. Nałożyły się na to niespotykane do tej pory przeszkody, które stanęły na drodze przedsiębiorców. Początek problemów pojawił się wraz z wybuchem światowej pandemii Covid-19. Zanim przedsiębiorcy zdążyli przyzwyczaić się do nowej rzeczywistości doszło do tragicznego w skutkach wybuchu wojny pomiędzy Rosją a Ukrainą- co spowodowało liczne problemy w zakresie terminowości spłacania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Wszystkie te czynniki spowodowały, że płynność finansowa wielu przedsiębiorców uległa realnemu zagrożeniu.
Jeśli kontrahent nie reaguje na Twoje wiadomości dotyczące zapłaty faktury i przestaje odbierać telefony to już najwyższy czas aby wysłać wezwanie do zapłaty- które jest pierwszym etapem tzw. windykacji polubownej. Warto wskazać, że windykacja polubowna jest etapem, którego żaden z przedsiębiorców wzywających kontrahenta do zapłaty nie powinien pominąć. Dlaczego? W przypadku wnoszenia pozwu o zapłatę jednym z elementów obligatoryjnych zgodnie z art.187 ust.1 pkt 3 kodeksu postępowania cywilnego jest wskazanie okoliczności, czy przed wniesieniem pozwu podjęto próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Warto więc podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu- unikniemy w ten sposób późniejszych negatywnych konsekwencji i zarzutów pozwanego o przedwczesność pozwu czy przyczynienia się powoda do powstania kosztów procesu.
Dodatkowym powodem dla którego nie warto pomijać etapu windykacji polubownej jest szansa na uniknięcie powstania potencjalnych kosztów związanych ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.
Ze swojej strony silnie rekomenduje przesłanie wezwania do zapłaty drogą pocztową ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru- co przyda się na etapie postępowania sądowego oraz w przypadku zdecydowania się na ujawnienie długu w jednym z wielu rejestrów dłużników.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty? Spieszę z wyjaśnieniem.
- Data i miejsce sporządzenia wezwania do zapłaty.
- Tytuł przesłanego pisma- w tym przypadku będzie to wezwanie do zapłaty.
- Nadawca oraz adresat wezwania do zapłaty wraz z podaniem danych rejestrowych zgodnych z danymi umieszczonymi w CEIDG/KRS- w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej odpisy/wydruki można pobrać po uzupełnieniu odpowiednich informacji pod poniższym adresami:
Spółki/fundacje/stowarzyszenia: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/
jednoosobowe działalności gospodarcze/ Spółki Cywilne: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx
Uwaga! Bardzo ważnym jest aby przed wysłaniem wezwania do zapłaty upewnić się, jaki organ lub osoba jest upoważniona do reprezentacji danego podmiotu. W przypadku Spółek wpisanych do KRS osoby uprawnione do reprezentacji są wskazane w dziale II w rubryce 1 t.j. organ uprawniony do reprezentacji podmiotu. Jeśli działamy przez pełnomocnika do wezwania należy dołączyć odpis pełnomocnictwa. - Numer dokumentu (najczęściej będzie to faktura VAT), data jego wystawienia oraz termin zapłaty.
- Kwota należności.
- Numer rachunku bankowego wierzyciela właściwy dla zapłaty należności.
- Termin spełnienia świadczenia- optymalnym terminem na reakcje dłużnika jest okres od 7 do 14 dni od dnia odebrania wezwania do zapłaty.
- Podpis wierzyciela.
Poza ww. elementami podstawowymi w wezwaniu do zapłaty warto umieścić dodatkowe elementy- w zależności od sytuacji:
- Ostrzeżenie o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego w przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie.
- Ostrzeżenie o obciążeniu dłużnika kosztami odzyskania należności oraz o narastającej wraz z upływem czasu sumie odsetek za opóźnienie w płatności.
- Jeśli wierzyciel posiada konto w jednym z wielu Biur Informacji Gospodarczej- informacja o wpisaniu dłużnika do rejestru dłużników.
Jeśli zależy Ci na kontynuowaniu współpracy handlowej z kontrahentem a opóźnienie w płatności nie zdarzało się z jego strony wcześniej i jest incydentalne w zależności od okoliczności możesz zaproponować mu sporządzenie stosownego, pisemnego porozumienia odnośnie spłaty należności na raty lub odroczenia terminu płatności.
Jeśli chciałbyś zawrzeć ze swoim kontrahentem ww. porozumienie lub przesłać wezwanie do zapłaty za moim pośrednictwem zapraszam do kontaktu.
Kolejnym etapem odzyskiwania należności w przypadku braku spłaty zadłużenia przez kontrahenta oraz w przypadku braku zawarcia pisemnego porozumienia odnośnie spłaty należności będzie skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego- co będzie przedmiotem kolejnego wpisu na moim blogu:)
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące zagadnienia poruszonego w niniejszym wpisie – zapraszam do kontaktu.
